Swara – Ada banyak hal yang harus dikerjakan setiap harinya. Enggak cuma dalam hal karier, tapi tanggung jawab lain pun menuntut untuk segera diselesaikan. Setiap tanggung jawab memiliki tingkat urgensi berbeda sehingga kamu pun diharuskan tahu cara menentukan skala prioritas agar kehidupan berjalan dengan lancar.

 

Mungkin dari setiap pekerjaan yang datang, kamu akan bingung bagaimana menentukan skala prioritasnya atau apa sih yang harus kamu kerjakan, apalag semua pekerjaan yang menghampiri semuanya penting.

 

Jika menghadapi masalah semacam ini, itu tandanya kamu perlu mengatur dan mengetahui bagaimana cara menentukan skala prioritas, pada artikel ini kami akan membahas secara tuntas cara menentukan prioritas berdasarkan skalanya.

 

Kalkulator Finansial Swara

 

Apa itu skala prioritas? 

 

Sebelumnya kamu harus tahu dulu apa arti skala prioritas. Menurut berbagai sumber, skala prioritas merupakan kebutuhan yang harus dipenuhi sesuai dengan tingkatan level pemenuhannya.

 

Dengan adanya skala prioritas diharapkan manusia bisa menerti mana kebutuhan yang harus didahulukan dan ditunda pengerjaannya. Sebab, kadangkala manusia akan bingung mana kebutuhan yang harus disegerakan dan ditunda.

 

Kenali cara menentukan skala prioritas

 

Misalnya, kamu mempunyai uang Rp10 juta. Di satu sisi, kamu ingin memperdalam skill digital marketing. Di sisi lain, kamu ingin berbelanja karena sedang diskon besar-besaran. Keduanya sama-sama penting, tapi tentunya ada yang lebih urgent, kan?

 

Bisa saja kamu memilih untuk belanja karena tergoda diskon sekalipun barang yang dibeli enggak begitu penting. Kondisi ini disebut dengan istilah the Mere Urgency Effect.

 

Sederhananya, the Mere Urgency Effect yaitu kecenderungan untuk memprioritaskan sesuatu yang kurang penting tapi mendesak ketimbang memilih hal yang sebenarnya penting tapi kurang mendesak.

 

Seperti contoh di atas. Ikut digital marketing course tentu penting bagi perkembangan karier, tapi sifatnya enggak mendesak. Sedangkan berbelanja lebih mendesak tapi kurang penting. Di sinilah dibutuhkan pentingnya kesadaran dalam memilah skala prioritas.

 

Kenapa, sih, the mere urgency effect ini bisa terjadi? Salah satunya karena ada batas waktu atau deadline yang membuat kita cenderung mendahulukan hal yang mendesak sekalipun tidak begitu berguna.

 

Menurut penelitian yang diterbitkan Meng Zhu di Journal of Consumer Research, ditemukan bahwa seseorang cenderung fokus pada hal yang mendesak karena adanya restricted time frame atau waktu yang terbatas.

 

Deadline inilah yang membuat kita jadi abai pada prioritas dan memilih melakukan hal lain yang mendesak. Contohnya berbelanja saat ini juga karena sedang diskon, meski yang dibeli enggak begitu dibutuhkan pada saat ini.

 

Agar terhindar dari the mere urgency effect, penting untuk menyusun skala prioritas. Hal ini berguna agar kamu mendahulukan hal yang penting sekalipun mungkin kurang mendesak.

 

Berikut 5 cara menentukan skala prioritas yang bisa kamu lakukan agar terhindar dari the Mere Urgency Effect.

 

1. Cari tahu apakah pekerjaan penting atau mendesak

 

Pertama-tama, kamu harus belajar membedakan mana pekerjaan yang penting dan mana yang mendesak. Hal ini dibutuhkan agar kamu bisa menyusun skala prioritas. Tanyakan tiga hal ini pada diri sendiri untuk mengetahui apakah tugas penting atau mendesak.

 

  • Siapa yang akan terpengaruh kalau pekerjaan ini enggak segera diselesaikan?
  • Apakah tugas ini akan menimbulkan efek besar kalau enggak dikerjakan? 
  • Apakah hal ini berpengaruh pada goals di masa depan?

 

Kalau jawabannya adalah tidak, maka kamu bisa menunda menyelesaikannya dan fokus pada pekerjaan lain yang lebih penting.

 

Baca juga : 5 Kebutuhan Tambahan Penunjang Prioritas Hidup

 

2. Tentukan prioritas dengan Eisenhower Matrix

 

Salah satu cara yang paling sering dilakukan untuk menentukan skala prioritas yaitu dengan metode Eisenhower Matrix. Metode ini mengharuskanmu untuk mengelompokkan pekerjaan agar bisa menentukan prioritas.

 

Dalam Eisenhower Matrix, kamu bisa membagi pekerjaan ke dalam empat kelompok dengan tingkat urgensi berbeda, yaitu:

 

  • Box 1: Mendesak dan penting, artinya tugas yang harus diselesaikan saat ini juga.
  • Box 2: Penting, tapi kurang mendesak. Sifatnya jangka panjang sehingga bisa dijadwalkan untuk dikerjakan belakangan.
  • Box 3: Mendesak, tapi enggak begitu penting. Artinya, pekerjaan di box ini enggak begitu penting sehingga enggak harus diselesaikan. Bisa didelegasikan ke orang lain atau dijadwalkan untuk diselesaikan belakangan.
  • Box 4: Enggak penting dan enggak mendesak, sehingga sebaiknya dihindari.
Cara menentukan skala prioritas
Dengan menggunakan skala ini, kamu bisa menentukan skala prioritas dengan mudah

3. Gunakan metode time blocking

 

Satu lagi metode yang bisa kamu gunakan sebagai cara menentukan skala prioritas, yaitu time blocking. Maksudnya, metode ini mengharuskanmu untuk membagi waktu yang dimiliki menjadi blok-blok kecil.

 

Yuk, simak caranya:

  • Alokasikan waktu terbatas untuk tugas bernilai rendah. Misalnya, cukup 30 menit saja untuk cek media sosial dalam sehari.
  • Sisihkan 2-4 jam paling produktif dalam sehari untuk menyelesaikan tugas yang penting.

 

Penting diingat, saat melakukan pekerjaan yang sifatnya penting, hindari semua distraksi yang bisa menyita waktumu.

 

4. Beri deadline untuk tugas penting

 

Seperti penjelasan di atas, seringkali kita cenderung melakukan hal yang sifatnya mendesak. Nah, kamu bisa mencoba pendekatan sebagai cara menentukan skala prioritas.

 

Tetapkan deadline bagi pekerjaan yang sifatnya penting. Dengan memberikan tenggat waktu untuk tugas yang penting meski kurang mendesak, kamu akan terpacu untuk segera menyelesaikannya.

 

Baca juga: Penting! Lakukan Cara Ini untuk Menjaga Keamanan Data Pribadimu

 

5. Sistem 5-Hour Rule

 

Satu lagi cara menentukan skala prioritas yang bisa kamu lakukan, yaitu dengan menggunakan 5 hour rule. Maksudnya adalah, kamu harus menyisihkan setidaknya satu jam dalam sehari untuk mempelajari hal-hal secara sukarela dan tanpa paksaan (deliberate learning).

 

Nah, sebagai cara menentukan skala prioritas, kamu bisa menerapkan metode ini. Cek lagi kolom pertama di metode Eisenhower Matrix di poin dua. Sisihkan waktu setidaknya satu jam setiap harinya untuk menyelesaikan pekerjaan yang sudah kamu tulis di sana.

 

Fungsi Skala Prioritas

 

Bagi kamu yang bertanya apa sih fungsi skala prioritas, berikut sedikit penjelasannya:

 

1. Bisa lebih produktif

 

Daripada buang waktu memikirkan mana yang harus dikerjakan dan berujung pada penundakan, dengan menentukan skala prioritas kamu jadi tahu mana yang harus dikerjakan dan lebih produktif.

 

2. Fokus dan efisien

 

Dengan tahu mana yang harus disegerakan, maka kamu bisa fokus pada satu masalah atau pekerjaan. Alhasil, kamu bisa menyelesaikan dengan efisien tanpa membuat tenaga memikirkan pekerjaan-pekerjaan lainnya.

 

3. Lebih bersemangat

 

Percayalah, kamu akan jadi lebih semangat jika tahu apa saja yang harus dikerjakan. Secara tak sadar, kamu akan lebih menikmati tugas demi tugas yang kamu kerjakan tanpa merasa khawatir lagi.

 

Nah, sudah tahu kan bagaimana dan apa saja pentingnya menentukan skala prioritas? Kamu bisa mencoba beberapa trik di atas, ya. Selamat mencoba dan semoga tetap produktif.