SWARA – Di era ini, saat sudah begitu banyak pilihan berkomunikasi dengan rekan kerja dan klien, bagi saya, email tetap menjadi salah satu cara terbaik. Formal dan membantu dokumentasi informasi secara rapi.
Selama tiga tahun saya menyandang status karyawan, ada banyak kaidah-kaidah mengirim email yang sudah saya pelajari. Baik dari hasil membaca artikel-artikel karier dan asli pengalaman sendiri.
Kali ini, akan saya bagikan 5 kaidah menulis email profesional untukmu. Semoga kamu bisa ikut menerapkannya, ya!
Artikel Terkait: Prinsip Dasar Email
- Hati-Hati, Kesalahan dalam Mengirim Email Ini Bisa Menghancurkan Karier
- 6 Tips Ini Wajib Diperhatikan Sebelum Mengirim Email Lamaran Kerjamu!
- 5 Aplikasi Cerdas Untuk Mengelola Email di Ponsel Androidmu
1. Sertakan signature
Saya pun baru ngeh ada yang namanya email signature saat sudah bekerja, kok. Signature itu wajib dicantumkan, sebab dari sinilah orang-orang akan mengenal dirimu yang sebenarnya. Maka, tulis lengkap nama, jabatan, nama perusahaan, nomor telepon kantor, ponsel, media sosial kantor, dan website. Sinkronkan juga signature di desktop dan di ponsel, ya. Jadi, jangan dibiarkan kosong dan terbaca “Send from my iPhone” ya!
2. Buat email yang simpel dan rapi
Orang-orang nggak punya cukup banyak waktu untuk membaca email. Paling hanya 1 sampai 2 menit saja untuk setiap email. Jadi, pastikan bahwa email yang kamu buat itu singkat, padat, dan tetap jelas. Jangan bertele-tele dan langsung to the point. Akan lebih baik bagi jika berupa bullet point agar mudah ditangkap apa yang ingin disampaikan.
3. Proofread alias baca lagi sebelum dikirim
Salah tulis dan typo? Duh, jangan. Ini bukan chat WA yang bisa dihapus begitu saja. Sebelum tekan tombol send, baca ulang dan rangkai kembali kalimat-kalimat yang dirasa kurang efektif atau sekiranya ambigu. Pun ejaan dan bahasa yang digunakan. email yang acak-acakan membuatmu terlihat seperti orang yang unreliable alias kurang bisa diandalkan.
4. Subjek email yang jelas
Jangan kepanjangan, jangan pula seadanya. Subjek email itu penting banget, terutama untuk keperluan tracking jika sewaktu-waktu dibutuhkan. Satu hal lagi, subjek harus sesuai dengan isi di badan email. Jangan sampai subjek bilang “REVISI TULISAN”, eh, bodi email malah tentang undangan rapat. Nggak nyambung, kan?
Artikel Terkait: Inspirasi Etos Kerja
- Intip Kata Zodiak Agar Karier Melesat di Tahun 2018
- 7 Cara Atasi Kebiasaan Menunda Pekerjaan
- Ini 5 Prinsip Kerja Orang Jepang yang Patut Kamu Tiru!
5. Pertimbangkan waktu membalas dan mengirim email
Membalas email memang nggak harus dilakukan dalam waktu selekas mungkin dari jam diterima. Karena, kamu pun pasti masih ada pekerjaan yang harus diselesaikan, bukan? Maka, alangkah baiknya kamu memang mengatur waktu jam berapa harus mengecek dan membalas email yang masuk, terutama kalau itu penting dan harus direspons di hari yang sama.
Kalaupun belum memiliki jawaban untuk email yang berupa pertanyaan, kamu bisa kok tetap membalas email untuk menginformasikan pengirim bahwa kamu sudah menerima email mereka, dan akan membalasnya sesegera mungkin.
Pun saat mengirimkan email. Sebaiknya memang dilakukan saat jam kerja, ya. Jangan sampai mengirim email saat sedang hari libur atau jam-jam saat orang beristirahat. Kecuali memang benar-benar mendadak.
Kira-kira itulah 5 trik menulis email profesional yang selama ini saya terapkan selama saya bekerja. Sebenarnya masih ada banyak, sih, saran-saran lain yang juga penting. Akan saya bagikan di artikel berikut, ya!
WINNY WITRA MAHARANI
