Audit produksi dan operasi melakukan penilaian secara komprehensif terhadap keseluruhan fungsi produksi dan operasi untuck menentukan apakah fungsi ini telah berjalan dengan memuaskan (ekonomis, efektif, dan efisien).

 

Beberapa alasan yang mendasari pentingnya dilakukan audit ini, adalah:

 

  • Proses produksi dan operasi harus berjalan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan.

 

  • Konsistensi berjalannya proses harus diungkapkan.

 

  • Berjalannya tindakan korektif harus mendapat dorongan dan dukungan dari berbagai pihak yang terkait.

 

  • Pendekatan proaktif harus mendasari dasar dalam peningkatan proses.

 

  • Kekurangan/kelemahan yang terjadi harus ditemukan sehingga segera dapat diperbaiki.

 

Prinsip- prinsip umum

 

  • Tujuan utama audit ini adalah menentukan apakah proses produksi dan operasi yang berjalan sudah sesuai dengan kriteria(peraturan, kebijakan, tujuan, rencana, standar) yang telah ditetapkan untuk memastikan produk yang dihasilkan konsisten dengan standar kualitas yang telah ditetapkan serta mengidentifikasi wilayah mana yang memerlukan perbaikan.

 

  • Auditor harus secara objektif dan sistematis dalam mengumpulkan dan menganalisis data yang cukup dan relevan sebagai dasar penilaian.

 

  • Auditor harus mengklarifikasi ketidaksesuaian yang terjadi antara aktivitas produksi dan data operasi dengan kebutuhan standar yang telah ditetapkan dan membuat rekomendasi.

 

Tujuan audit

 

  1. Apakah produksi yang dihasilkan telah mencerminkan kebutuhan pelanggan.
  2. Apakah strategi serta rencana produksi dan operasi sudah secara cermat menghubungkan antara kebutuhan untuk memuaskan pelanggan dengan ketersediaan sumberdaya serta fasilitas yang dimiliki perusahaan.
  3. Apakah strategi rencana produksi dan operasi telah mempertimbangkan kelemahan- kelemahan internal, ancaman lingkungan eksternal serta peluang yang dimiliki perusahaan.
  4. Apakah proses transformasi telah berjalan secara efektif dan efisien.
  5. Apakah penempatan fasilitas produksi dan operasi telah mendukung berjalannya proses secara ekonomis, efektif dan efisien.
  6. Apakah pemeliharaan dan perbaikan fasilitas produksi dan operasi telah berjalan sesuai jadwal yang telah ditetapkan dalam mendukung dihasilkannya produk yang sesuai dengan kuantitas, kualitas dan waktu yang telah ditetapkan.
  7. Apakah setiap bagian yang terlibat dalam proses produksi dan operasi telah melaksanakan aktivitasnya sesuai dengan ketentuan serta aturan yang telah ditetapkan perusahaan.

 

Manfaat audit

 

  1. Dapat memberikan gambaran kepada pihak yang berkepentingan tentang ketaatan dan kemampuan fungsi produksi dan operasi dalam menerapkan kebijakan serta strategi yang telah ditetapkan.
  2. Dapat memberikan informasi tentang usaha- usaha perbaikan proses produksi dan operasi yang telah dilakukan perusahaan serta hambatan- hambatan yang dihadapi.
  3. Dapat menentukan permasalahan yang masih dihadapi dalam mencapai tujuan produksi dan operasi serta tujuan perusahaan secara keseluruhan.
  4. Dapat menilai kekuatan dan kelemahan strategi produksi dan operasi serta kebutuhan perbaikannya untuk meningkatkan kontribusi fungsi ini untuk pencapaian tujuan perusahaan.

 

Tahap- tahap audit

 

Tahap audit produksi dan operasi meliputi:

 

1. Audit pendahuluan

 

Audit ini diawali dengan perkenalan antara pihak auditor dengan organisasi. Pada tahap ini auditor melakukan overview terhadap perusahaan secara umum, produk yang dihasilkan, proses produksi dan operasi yang dijalankan, melakukan peninjauan terhadap pabrik, layout pabrik, system computer yang digunakan dan berbagai sumber daya penunjang keberhasilan fungsi untuk mencapai tujuan ini.

 

Setelah itu auditor akan memperkirakan kelemahan- kelemahan yang mungkin terjadi pada fungsi produksi dan operasi. Output pada tahapan ini adalah dalam bentuku tujuan audit sementara yang akan dibahas pada proses audit berikutnya.

 

2. Review dan pengujian pengendalian manajemen

 

Pada tahap ini, auditor melakukan review dan pengujian terhadap beberap perubahan yang terjadi pada struktur perusahaan system perusahaan, system manajemen kualitas, fasilitas yang digunakan atau personalia kunci dalam perusahaan sejak hasil audit terakhir.

 

Berdasarkan data yang diperoleh pada audit pendahuluan, auditor melakukan penilaian terhadap tujuan utama fungsi produksi dan operasi serta variable- variable yang mempengaruhinya.

 

Di samping itu pada tahap ini auditor jug mengidentifikasi dan mengklasifikasikan penyimpangan dan gangguan- gangguan yang mungkin terjadi yang mengakibatkan terhambatnya pencapaian tujuan produksi dan operasi.

 

Setelah itu auditor menghubungkan permasalahan dalam tujuan audit sementara dan ketersediaan data serta akses mendapatkannya, maka auditor dapat menentukan tujuan auditor yang sesungguhnya.

 

3. Audit lanjutan

 

Pada tahap ini, auditor melakukan audit yang lebih dalam dan pengembangan temuan terhadap fasilitas, prosedur, catatan- catatan(dokumen) yang berkaitan dengan produksi dan operasi. Konfirmasi kepada pihak perusahaan selama audit dilakukan untuk mendapatkan penjelasan dari pejabat yang berwenang tentang adanya kelemahan yang ditemukan auditor.

 

Untuk mendapatkan informasi yang lengkap , relevan dan dapat dipercaya, auditor menggunakan daftar pertanyaan(audit checklist) yang ditujukan kepada berbagai pihak yang berwenang dan berkompeten terkait masalah yang diaudit.

 

4. Pelaporan

 

Hasil dari keseluruhan tahapan audit sebelumnya yang telah diringkaskan dalam kertas kerja audit(KAA), merupakan dasar dalam membuat kesimpulan audit dan rumusan rekomendasi yang diberikan auditor sebagai alternative solusi atas kekurangan yang masih ditemukan.

 

Laporan audit disajikan dengan format sebagai berikut:

 

  • Infomasi latar belakang, menyajikan gambaran umum fungsi produksi dan operasi dari perusahaan yang diaudit, tujuan dan strategi pencapaiannya serta ketersediaan sumber daya yang mendukung keberhasilan strategi tersebut.

 

  • Kesimpulan audit dan ringkasan temuan audit, menyajikan kesimpulan atas hasil audit yang telah dilakukan auditor dan ringkasan temuan audit sebagai pendukung kesimpulan yang dibuat.

 

  • Rumusan rekomendasi, menyajikan rekomendasi yang diajukan auditor sebagai alternative solusi atas kekurangan- kekurangan yang masih terjadi.

 

  • Ruang lingkup audit, menjelaskan tentang cakupan audit yang dilakukan sesuai dengan penugasan yang diterima(disepakati) dengan pemberian tugas audit.

 

Tindak lanjut

 

Tindak lanjut (perbaikan) yang dilakukan merupakan bentuk komitmen manajemen untuk menjadikan organisasinya menjadi lebih baik dari sebelumnya. Dalam rangka ini auditor mendampingi manajemen dalam merencanakan, melaksanakan dan mengendalikan program- program perbaikan yang dilakukan agar dapat mencapai tujuannya secara efektif dan efisien.

 

Ruang lingkup audit

 

Ruang lingkup audit produksi dan operasi meliputi keseluruhan dari program/aktivitas yang dikelola pada fungsi ini, yang merupakan bagian dari wewenang dan tanggung jawab untuk mendukung pencapaian tujuan perusahaan. Secara keseluruhan ruang lingkup audit produksi dan operasi meliputi:

 

  1. Rencana produksi dan operasi
  2. Produktivitas dan peningkatan nilai tambah
  3. Pengendalian produksi dan operasi

 

Swara Kamu merupakan wadah untuk menyalurkan inspirasi, edukasi, dan kreasi lewat tulisanmu. Kamu bisa menyampaikan pendapat, pemikiran, atau informasi menarik seputar finansial dan karier. Setiap artikel Swara Kamu menjadi tanggung jawab penulis karena merupakan opini pribadi penulis. Tim Swara tidak dapat menjamin validitas dan akurasi informasi yang ditulis oleh masing-masing penulis.

 

Ingin ikut berbagi inspirasi? Langsung daftarkan dirimu sebagai penulis Swara Kamu di sini!