SWARA – Nggak bisa dimungkiri, komunikasi via email merupakan cara yang paling praktis dan efisien. Terasa lebih formal, bisa memuat informasi yang lebih rinci, dan yang paling penting buat saya, supaya waktu nggak habis untuk meeting.
Mengirim email memang simpel. Saking simpelnya, terkadang dianggap remeh. Inilah kenapa kamu bisa saja kepleset dan melakukan kesalahan cukup fatal yang bisa membahayakan karier.
Kok, bisa sampai membahayakan karier? Jelas, dong. Bagaimana kalau seandainya kamu mengirimkan info confidential ke orang di luar kantor? Kemungkinan lain, kamu salah merangkai kata sehingga menyebabkan kesalahpahaman. Penilaian atasan dan klien pun berkurang drastis!
Supaya nggak kejadian, ini dia beberapa contoh kesalahan saat mengirim email yang berbahaya untuk kariermu. Jangan sampai dilakukan, ya!
Artikel Terkait: Membentuk Pribadi Profesional Supaya Karier Cepat Melesat
- Intip Kata Zodiak Agar Karier Melesat di Tahun 2018
- 7 Cara Atasi Kebiasaan Menunda Pekerjaan
- Ini 5 Prinsip Kerja Orang Jepang yang Patut Kamu Tiru!
1. Membalas dengan “Reply All”
Nggak semua orang harus mengikuti runutan alur pekerjaan. Di email pertama, bolehlah kamu cantumkan kolegamu mengenai proyek A. Sekadar untuk membuat dia ngeh bahwa proyek sedang berjalan. Namun, di rangkaian email selanjutnya, dia nggak perlu tahu detailnya, kok.
Jangan “Reply All” jika memang informasi yang ditanyakan pengirim hanya kamu berdua yang tahu. Lagi pula, orang-orang nggak suka melihat inbox-nya terlalu penuh.
2. Menggunakan emoji dan bahasa slang
Ini email, bukan obrolan WA. Kamu nggak bisa terlalu bebas menggunakan emoji dan bahasa singkatan macam BRB atau LOL. Apalagi kalau yang kamu kirimi email adalah senior.
Namun, menurut saya, penggunaan emoji masih boleh dilakukan dalam batas wajar, terutama kepada orang yang cukup dekat. Misalnya, emoji smile ke rekan seusia. Nah, kalau ke senior, bisa-bisa kamu dikira SKSD dan dianggap nggak serius!
3. Membahas hal yang berbeda di satu subject
Ini paling annoying, nih, menurut saya. Membahas topik berbeda dan semakin panjang, di subjek email yang nggak nyambung. Pernah ada kolega yang menjelaskan mengenai pilihan social media influencer di email yang membahas cost. Bikin pusing!
Hal seperti ini mencerminkan sifatmu yang not well organized. Kalau memang membahas hal yang berbeda, lebih baik melalui email dengan subjek baru, ya. Lagi pula, hal ini juga akan menyulitkanmu saat harus melacak email. Percaya, deh!
4. Email gosip dengan isu yang sensitif
Jangan pernah gosip-gosipan melalui email! Entah itu mengenai urusan rumah tangga orang kantor atau kabar miring tentang si klien. Sama saja buruknya karena kamu bisa aja salah menulis nama orang, kan? Maunya untuk rekan sekantor, malah terkirim ke klien yang jadi bahan gosip. Gawat, bukan?
5. Mengirim email saat sedang emosi
“Speak when you are angry – and you’ll make the best speech you’ll ever regret .”- Laurence J. Peter.
Ya. Hal yang sama berlaku saat sedang membuat email. Jangan sampai gara-gara kamu sedang marah-marahnya, kamu sampai menuliskan kata-kata yang menyinggung perasaan sang penerima. Itu namanya tidak profesional.
Agar kamu nggak buru-buru memencet tombol “Sent”, coba kamu bikin draft email di Notepad atau Ms. Word. Tunggu sekiranya beberapa jam, hingga kamu tenang dan mampu mengontrol perasaan sebelum benar-benar dikirim. Biasanya, setelah emosimu mereda, kamu akan sadar bahwa draft yang tadi dituliskan nggak seharusnya disampaikan.
6. Menggunakan email untuk keperluan yang sebaiknya dibicarakan langsung
Kamu harus mengabarkan kepada klien mengenai bayaran. Bahwa mereka harus melunasi sekian juta untuk proyek yang sedang berjalan. Untuk urusan sensitif terkait uang, pembayaran, atau hutang, sebaiknya langsung bertemu, deh. Dengan demikian, jik ada pertanyaan lebih lanjut, kamu bisa jawab di tempat dengan sejelas mungkin.
7. Mengirim email untuk membahas topik yang terlalu rumit
Nggak semua topik bisa dikirim melalui email. Beberapa membutuhkan penjelasan verbal dan tatap muka. Nah, kalau kamu kamu nggak terlalu pandai mengungkapkan dengan tulisan, bisa-bisa kamu missing information.
Tandanya topik ini terlalu rumit? Jika email yang kamu kirimkan lebih dari dua paragraf! Lagi-lagi, lebih baik ngomong langsung dengan yang bersangkutan, ya. Saya pun begitu. Kalau ada brief yang nggak jelas dari klien, pasti, deh, langsung saya telepon saat itu juga.
Artikel Terkait: Pengin Naik Gaji Tahun Depan?
- Katanya Setiap Tahun Akan Ada Kenaikan Gaji. Bener Nggak, Sih?
- 5 Hal Yang Bisa Kamu Lakukan Supaya Bisa Cepat Naik Gaji
- Ingin Naik Gaji? Jangan Risau, Ikuti 6 Tips dan Trik Berikut!
8. Nggak berusaha mengoreksi atau meminta maaf setelah menyadari kesalahan
Terakhir, kesalahan yang bisa saja terjadi adalah kamu nggak berusaha mengoreksi atau minta maaf. Mungkin kamu telah melakukan poin 4 dan 5, dan kamu menyadarinya. Segeralah mengirimkan email berisi permintaan maaf dan klarifikasi, atau bahkan berbicara langsung.
Kalau nggak yakin harus berbuat apa, mintalah saran pada senior atau atasan. Mengakui kesalahan dan meminta maaf menunjukkan rasa tanggung jawab yang tinggi.
Mumpung kamu masih berstatus profesional muda, kamu masih punya banyak waktu untuk membentuk kebiasaan email yang baik dan profesional. Karena, dari skill kecil satu ini, orang-orang tahu seberapa baik kemampuan komunikasi dan etikamu.
Selamat belajar!
Dapatkan kredit tanpa agunanmu sekarang juga hanya di Tunaiku.
Klik di sini untuk ajukan pinjaman sebesar Rp2-20 juta rupiah dengan waktu angsuran 6-20 bulan!
WINNY WITRA MAHARANI
